Substituição de arquivos físicos por digitais permite economia com impressão de papel, agiliza consulta de processos, e otimiza uso do espaço da secretaria. “Digitalização é tendência da administração pública, e proporciona mais transparência, além de segurança das informações”, afirma prefeito Rogério Cruz. Mais pastas da Administração Municipal vão aderir ao processo
Com objetivo de promover economicidade, assegurar transparência e segurança das informações, a Prefeitura de Goiânia moderniza a gestão de processos, e digitaliza cerca de 9 milhões de documentos arquivados na Secretaria Municipal de Finanças (Sefin). De novembro de 2021 a fevereiro deste ano, mais de 1,5 milhão de documentos já foram digitalizados. O processo atende ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), instituído pelo Decreto n° 4.456, de 23 de novembro de 2021.
Atualmente, todos os processos da Sefin, entre autos de infração, atualizações de cadastro, Imposto Sobre Transmissão de Imóveis (ISTI), e mesmo dossiês de servidores encontram-se em suporte físico.
Ao todo, são, aproximadamente, 9 milhões de documentos, o que demanda espaço para armazenamento, além de servidores destinados à gestão desses arquivos.
A modernização consiste em digitalizar todos os processos, que começam no ano de 1989, de modo a aprimorar transparência da gestão, garantir segurança e acesso mais fácil às informações, tanto pelos servidores quanto pelos contribuintes. Após o processo de digitalização, os documentos serão ainda classificados, e aqueles que não forem de armazenamento obrigatório ou permanente, serão descartados.
O prefeito Rogério Cruz destaca que o procedimento trará redução significativa de custos, além de melhorias no atendimento à população. “Digitalização é tendência da administração pública, e proporciona mais transparência, além de segurança das informações”, acrescenta.
Cruz ressalta que o SEI também possibilita consulta externa. “Logo, se o cidadão vem à prefeitura e solicita acesso a um processo, link será enviado imediatamente ao e-mail dele, permitindo o acesso aos documentos, de forma digital”, observa.
O diretor administrativo da Sefin, Cleyton Menezes, explica que a secretaria já não dispõe de espaço físico suficiente para armazenar documentos, e tem necessidade de otimizar o fluxo de acesso à informação. Segundo ele, “hoje, o servidor solicita o desarquivamento do processo desejado no setor de arquivo, procedimento que demora até três dias, a depender do caso”.
Com a conclusão do processo de digitalização, as mesmas informações estarão disponíveis na rede da Sefin, a partir do login do servidor que, então, terá acesso instantâneo aos processos. Cleyton pontua que esta é uma tendência a ser adotada por toda a administração, uma vez que “dá maior segurança às informações, reduz o uso de papel e suprimentos de impressão, além dos riscos aos quais os processos físicos são sujeitos, no que toca à possibilidade de serem danificados”.
Conforme ressalta, outras pastas da Administração Municipal devem passar pela otimização na gestão dos documentos, em obediência ao Sistema Eletrônico de Informações, que será implantado em todos os órgãos da prefeitura para gestão de processos de forma eletrônica.
A digitalização dos arquivos da Sefin teve início em novembro do ano passado e, até fevereiro, foram digitalizados 1.526.597 documentos. A expectativa é de que a totalidade dos arquivos seja convertida ao formato digital até novembro deste ano.
